Pada masa pandemi Covid-19 ini, proses digitalisasi pelayanan administrasi kependudukan (Adminduk) terus bergerak maju. Bermula dari Dukcapil Go Digital dengan meluncurkan tanda tangan elektronik (TTE) pada tanggal 8 Februari 2020, Direktorat Jenderal Dukcapil Kemendagri tak bosan mengajak jajarannya untuk berinovasi.
Maka dari itu, Dukcapil Kemendagri mengembangkan pelayanan Adminduk online sebagai pengganti layanan manual tatap muka yang banyak terkendala di masa pandemi Covid-19 yang belum mereda ini.
Menurut Dirjen Dukcapil Zudan Arif Fakrulloh, di era digital seperti sekarang ini, semua urusan sebaiknya bisa diurus dari genggaman tangan. Kehadiran teknologi membuat segala hal jadi lebih mudah, murah, dan cepat karena tak lagi terhalang ruang dan waktu. Cukup menyentuh layar smartphone, urusan bisa dikerjakan dan diselesaikan dengan mudah.
Momentum itulah yang dimanfaatkan Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri dengan membuka layanan online melalui WhatsApp dan Website untuk urusan dokumen kependudukan atau pencatatan sipil.
Bahkan layanan Dukcapil kini sudah merambah aplikasi mobile yang bisa diunduh di Playstore atau lewat Anjungan Dukcapil Mandiri. Filosofinya, kata Dirjen Zudan tak bosan untuk memberikan layanan Adminduk yang membahagiakan masyarakat.
"Semua layanan dukcapil semakin mudah. Di masa Covid-19 ini Dukcapil menyediakan layanan online sehingga semua layanan dokumen kependudukan bisa dikirimkan langsung ke warga dalam bentuk file PDF lewat smartphone atau email," ucap Zudan Arif Fakrulloh dalam keterangannya kepada Indozone, Kamis (9/7/2020).
"Penduduk tak perlu antre mengurus akta kelahiran, akta kematian, surat pindah, atau kartu keluarga di kantor Dinas Dukcapil. Dari file PDF itu warga bisa mencetak dokumen kependudukan secara mandiri yang dibutuhkan dari rumah dengan menggunakan kertas HVS warna putih ukuran A4 80 gram" jelasnya.
Zudan lebih jauh menjelaskan, tujuan penggunaan kertas putih HVS biasa dalam dokumen kependudukan, sekali lagi demi kemudahan warga masyarakat. Hal ini dilakukan sebagai penjabaran dari arahan Mendagri Prof Tito Karnavian yang meminta agar seluruh jajaran dukcapil memberikan pelayanan yang mudah. Jangan sampai mempersulit layanan. Dukcapil harus bisa merubah paradigma, yaitu memberikan pelayanan yang mudah, cepat dan terukur.
"Ditjen Dukcapil ingin terus memberikan pelayanan yang semakin mudah. Dulu kalau Kartu Keluarga hilang, warga harus buat lagi datang ke kantor Dinas Dukcapil. Akta kelahiran hilang harus antre lagi ke Dukcapil. Sekarang akta lahir hilang, KK hilang tinggal cetak lagi dirumah, bisa cetak sendiri, sepanjang yang bersangkutan masih punya file PDF atau link-nya dan yang penting tidak ada elemen datanya yang berubah. Bila ada elemen data yang berubah maka harus diupdate kembali melalui dinas Dukcapil," papar Zudan.
Meskipun dicetak sendiri, Zudan menyebutkan babwa warga tetap bisa dicek keasliannya melalui kode QR pada dokumen di kertas HVS ini sebagai ganti tanda tangan dan cap basah yang dulu dicetak dengan security printing.
"Jadi sekarang sangat mudah utk mengetahui keaslian dokumen kependudukan yang dengan tanda tangan elektronik. Pengecekan keaslian dokumen dilakukan dengan scan QR Code dokumen tersebut," terangnya.
Lantas bagaimana jikalau ingin mencetaknya secara mandiri? Langkah-langkah agar bisa melakukan pencetakan dokumen kependudukan mandiri oleh masyarakat adalah sebagai berikut.
- Masyarakat mengajukan permohonan pencetakan dokumen kependudukan dengan mendatangi kantor dinas dukcapil Kab/Kota, atau melalui Web Online, dan Aplikasi Mobile yang telah disediakan oleh masing-masing Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab/Kota.
- Masyarakat wajib memberikan no HP atau alamat email. Kedua, Petugas Dinas Dukcapil akan memproses permohonan masyarakat .
- Permohonan pelayanan kependudukan diproses oleh Dinas Dukcapil Kabupaten/Kota sampai dengan ditandatangani dokumen kependudukannya secara TTE oleh Kepala Dinas Dukcapil, lalu sistem aplikasi SIAK akan mengirimkan notifikasi kepada masyarakat melalui SMS dan email yang bersangkutan berupa informasi link web untuk cetak dokumen kependudukan dan PIN.
- Masyarakat dapat mempergunakan informasi tersebut untuk mencetak dokumen kependudukan berupa secara mandiri dirumah atau ditempat manapun.
- Untuk memastikan keamanannya, diberikan PIN secara pribadi oleh dukcapil kepada masyarakat yang mengajukan permohonan dokumen kependudukan melalui email maupun SMS. Di dalam redaksi email maupun SMS tersebut dinyatakan bahwa PIN bersifat rahasia dan tidak boleh dibagikan atau disebarluaskan kepada siapa pun.
